Digitalización de documentos

Como su nombre ya lo adelanta, la digitalización de documentos consiste en el procedimiento de convertir la documentación física a formato digital, algo muy común en los tiempos de hoy en día.

En una institución o una empresa es normal hallar una gran cantidad de documentos en físico, tales como presupuestos, facturas, tickets, nóminas u otro tipo de documentos requeridos para ejecutar las actividades.

Anteriormente, todos estos archivos se almacenaban en grandes armarios, consistentes de archivadores y carpetas, lo que requería de una gran cantidad de espacios en la infraestructura de la organización.

Sin embargo, bien es sabido que este método tradicional de forma regular causa algunos percances. No es extraño que algún documento se pierda o se dañe, y en ocasiones no hay como sustituirlo. Un completo dolor de cabeza.

Afortunadamente, gracias al avance de la tecnología, se ha simplificado la vida de las personas y de las empresas, gracias a que ha permitido agilizar y mejorar una gran cantidad de procesos, trayendo consigo una gran cantidad de beneficios.

Si una institución o compañía posee una abrumadora cantidad de archivos guardados y necesita aprovecharlos de una forma más eficaz, organizada y sencilla, la respuesta es la digitalización de documentos.

Con este mecanismo no solo se pueden digitalizar los documentos de una empresa, sino también otra gran cantidad de datos como informes médicos, recibos, facturas, fotografías, negativos, o mapas.

¿Es realmente necesario digitalizar documentos?

Sin lugar a dudas, la digitalización de documentos es un paso que deben hacer, en determinado momento, todas las compañías e instituciones.

No contar con los documentos en formato digital significa una gran pérdida de dinero y tiempo. Hay empresas tan grandes que tienen personal dedicado exclusivamente a manejar los archivos físicos.

Cuando se trata de archivos sumamente viejos, los trabajadores pueden exponerse a enfermedades respiratorias, trayendo consigo un sinfín de problemas.

También significa una pérdida de tiempo. No es normal que conseguir determinado documento pueda volverse en una especie de búsqueda de tesoro. Seguramente ha pasado en más de una oportunidad que, en determinado momento, por el ajetreo diario se haya almacenado un archivo en un sitio diferente al que se supone debería ocupar.

Las dificultades para buscar un determinado documento, especialmente cuando el volumen de solicitudes es alto, pueden ocasionar que se retrasen una gran cantidad de procesos y proyectos. Al final, todos se verán afectados, desde los trabajadores, hasta los miembros de una comunidad, en caso de las instituciones públicas.

Es importante darle prioridad a este proceso de digitalización, pues verá un cambio radical en la gestión de archivos en la organización. Se agilizarán los tiempos de espera, y se ahorrarán muchos dolores de cabeza.

Pongamos como ejemplo un bufete de abogados. Lo más seguro es que tendrán que disponer de salas completas de archivadores, llenos de sentencias o procesos judiciales de vieja data.

En determinadas situaciones, será necesario consultar esa información. Si la tiene digitalizada y organizada, puede dar una respuesta más rápida a los clientes o agilizar la realización de informes. Los beneficios son incontables.

Imagine otro caso en el que posee una empresa que posee un gran número de facturas de proveedores, algunas en formato digital, y otras en papel. ¿Cómo recordar en qué formato se encuentran si necesita acceder a ellas en algún momento? A veces la memoria puede fallarle, así que lo mejor es tener todos los documentos digitalizados.

Beneficios de la digitalización de los documentos

De manera concreta, estos son los beneficios de llevar a cabo este proceso.

1)      Mayor espacio disponible: Al eliminar una gran cantidad de papel, dispondrá de más espacios para destinar a otras funciones específicas.

2)      Fácil acceso a los archivos: Ya no tendrá que movilizarse a otro lugar, o preocuparse por enfermarme por acceder a documentos viejos, solamente bastará con conectarse a un ordenador o dispositivo móvil.

3)      Conservación de los archivos: Con la digitalización de los documentos, ya no se sufrirá con el deterioro de las hojas en físico por accidentes, causas ambientales, o por exceso de uso.

4)      Mayor seguridad: Si los documentos están guardados en físico, existe la posibilidad de que una persona no autorizada pueda tener acceso a ellos. Con la implementación de los archivos digitales, podrá definir claves de acceso.

5)      Adaptabilidad: Luego de que los documentos estén en digital, estos podrán editarse y guardarse en formatos diferentes.

6)      Consultas simultáneas: Al tener esta información de manera digital, esta puede ser leída en varios ordenadores o equipos móviles a la vez, sin necesidad de tener que realizar varias copias en físico.

7)      Mejor distribución: Con los archivos en digital, tiene otra gran ventaja: puede enviarlos por correo electrónico u otros servicios, eliminando el gasto que significaba hacerlo de forma tradicional.

8)      Protección al ambiente: Al utilizar menos papel, se ayuda a salvaguardar al medio ambiente, ya que no se estimula a la tala de árboles.

9)      Ahorro de dinero: Ya no tendrá que gastar tanto dinero en resmas de papel.

10) Más productividad: Los trabajadores no perderán tiempo teniendo que buscar los documentos en diferentes áreas de almacenamiento. Podrán destinar este tiempo para hacer otras labores relacionadas con su función.

Formas de digitalizar la documentación

Seguramente cuando piensa en digitalizar los documentos le vendrá a la mente que seguramente tendrá que destinar muchísimo tiempo para escanear una gran cantidad de papel en físico.

Sin embargo, el proceso no tiene que ser tan traumático. Por fortuna, existen en la actualidad en el mercado escáneres que son capaces de procesar un gran número de páginas por minutos.

Y si definitivamente no desea realizar esta transformación por sí mismo, podrá subcontratarlo.

Sin embargo, es importante que tome un tiempo para considerar cuál es la forma que más le conviene. Si prefiere invertir el dinero en la adquisición de los equipos para escanear la información, o pagar a un tercero para que lleve a cabo este proceso.

Esa decisión deberá depender de las necesidades que tengan la empresa o institución. Entre ellas, la cantidad de documentos a digitalizar, la disponibilidad de recursos, y si cuenta o no con el personal necesario para llevar a cabo esta labor, entre otros aspectos.

Si decide hacerlo de forma manual, existen softwares dedicados para esta labor, tanto opciones gratuitas como de pago.

Si se decanta por subcontratar este proceso, necesita hacerlo con una compañía de confianza, especialmente si son documentos con información sensible.