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La gran cuantía de información que hoy en día manejan las compañías incrementa exponencialmente. Un sistema de gestión documental ayuda a la empresa a gestionar toda esa información de una manera organizada y eficiente

¿Qué es un DMS?

Los Document Management Systems (DMS) o Sistemas de Gestión Documental están creados para almacenar, gestionar, administrar y controlar toda la información, documentos e incluso imágenes digitales de una empresa. Sirve sobre todo para agilizar y organizar todos los escritos y gráficos digitales centralizándolos en un único software de manera que todos los empleados puedan acceder sin que haya fáltas de información en diferentes partes de la empresa. 

Las copias en papel están ocupando un segundo plano, y es que la gestión de documentos en físico es mucho menos productiva y eficiente. Es por ello que hay que llevar a cabo una buena gestión de documentos digitales. Está comprobado, además, que una buena gestión de la información, hace que la empresa tenga una gran ventaja competitiva respecto a sus competidores. Y es por ello que para conseguir el éxito en el mercado de hoy en día es necesario este tipo de software de gestión. 

Ventajas de un Sistema de Gestión Documental

Centralización de documentos

Dejar de usar documentos de papel o incluso ficheros digitalizados almacenados en memorias sin ningún tipo de seguridad posibilita a las empresas a tener un mayor control, certeza y seguridad sobre la posible pérdida o deterioro de información y documentos dentro de la empresa.

Digitalización de documentos

Aunque para hacer uso de este sistema la digitalización de los documentos es totalmente necesaria, el uso de este sistema hce que la empresa genere una gran serie de ventajas que es vital aprovechar para conseguir una importante ventaja competitiva en el mercado. 

Mayor productividad

El sistema es capaz de ofrecer una imagen global de los procesos que hay dentro de la empresa, pudiendo así realizar tareas incompletas o pendientes. De esta manera, se consigue una mejora importante en la productividad y un ahorro de tiempo a la hora de delegar tareas y procesos.

Seguridad

Dejar de usar documentos de papel o incluso ficheros digitalizados almacenados en memorias sin ningún tipo de seguridad posibilita a las empresas a tener un mayor control, certeza y seguridad sobre la posible pérdida o deterioro de información y documentos dentro de la empresa.

Colaborar y compartir

Mediante este sistema, es posible que más de un empleado trabajen sobre el mismo documento de forma colaborativa, para que el trabajo en equipo funcione de manera eficaz. Además, se facilita considerablemente la compartición de los documentos, además de haber también la posibilidad de crear privilegios sobre éstos.

Control de versiones

Hay veces que muchos empleados pierden el tiempo al trabajar sobre versiones antiguas y desactualizadas de documentos. O también al haber más de un empleado sobrescribiendo el trabajo de otro en un mismo documento. Mediante el control de versiones del software DMS se podrá controlar que todo esto no pase.

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Tel: +34 943 13 34 85

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