Método Kanban
Kanban es un vocablo originario de Japón cuyo significado es "tarjeta". Esta palabra es utilizada para denominar a un sistema de producción y eficiencia que muchas empresas utilizan hoy en día para gestionar sus proyectos.
Fue desarrollado por Toyota en 1940 (e implementado en 1953), el minimalismo y las ventajas que ofrece este método lo han convertido en uno de los más utilizados en las empresas de todo tipo de segmento.
¿Qué es el método Kanban?
El Kanban es un sistema de control y gestión de flujo, en el que se utilizan pequeñas tarjetas coloridas, que tienen el nombre de post-it. Debido al uso de colores como banderas, también se le denomina sistema de gestión visual.
Como mencionamos al principio, este método fue ingeniado por Toyota y, se basa en registrar acciones y tareas por medio de simbologías visuales.
La idea central del método es muy simple y se basa en utiliza materiales de fácil acceso, que son comunes en los escritorios de las empresas y oficinas.
¿Cómo funciona el método Kanban?
El método se basa en el sistema de "producción retirada", un modelo en el que solo se da inicio a la producción de un nuevo producto cuando ha sido vendido un producto o artículo en stock, lo cual difiere a lo propuesto por el modelo de producción Ford.
Bajo este principio, los procesos y actividades de producción de la empresa son representados con tarjetas de distintos tamaños y colores que se distribuyen en murales o columnas verticales para definir si la acción ha sido ejecutada, se está ejecutando, o está pendiente y debe ejecutarse. Este esquema facilita la comunicación entre los empleados y la hace mucho más efectiva y rápida, pues visualizar las tareas y el estado en que se encuentran resulta mucho más sencillo
¿Cuáles son los beneficios de utilizar el método Kanban?
Este método es utilizado por incontables empresas en todo el mundo que consiguen obtener un nivel de productividad óptimo y con menos fallas.
Los principales beneficios de usar este método son:
Evita que los empleados estén inactivos
Un problema común al cual se enfrentan los gerentes y empresarios, son los equipos de trabajo inactivos, los cuales no solo representan pérdidas financieras, sino que, además, afectan el compromiso y la motivación con el trabajo.
Sin embargo, esto se neutraliza con el método Kanban, debido a que los empleados están atentos al tablero de tareas y a las acciones a desarrollar, por lo que terminan esforzándose más para garantizar que sus responsabilidades se cumplan y sean registradas en el muro.
Reduce el tiempo empleado en la ejecución de los procesos
Otro aspecto a destacar es la reducción del tiempo que se necesita para completar una tarea. Al exponer sus responsabilidades y plazos de entrega a la vista de todos los empleados, aumentan su productividad y se reducen los tiempos.
En general, es probable observar que las tareas se ejecuten en un tiempo razonable, o incluso antes de la fecha límite.
Además, la división de la producción en tres fases evita que se modifique la secuencia de las acciones, impidiendo que ocurran fallos de producción y una disminución de la calidad del producto final. Es decir, tenemos un proceso más rápido y, de alta calidad, al mismo tiempo.
Es simple y fácil de aplicar
Debido a que el material y la metodología aplicados en esta técnica requieren una inversión muy baja y son fáciles de obtener, es posible implementarla para conseguir todos los beneficios que nos brinda.
Usando referencias visuales claras, se elimina toda la burocracia que implica un proceso productivo, ya que se identifica fácilmente la demandas, y sin necesidad de analizar informes u oficios.
Elimina las actividades que no añaden valor al equipo
Cuando se delimitan los procesos y se gestionan adecuadamente, el equipo se concentra en las actividades que realmente aportan resultados. De esta manera, se eliminan tareas y acciones que no contribuyen al logro de la actividad y por el contrario, representan una pérdida de tiempo.
Reduce los costos y el desperdicio en la empresa
Uno de los principales objetivos de una empresa, es la reducción de costos. Independientemente del tamaño o del sector de su negocio, es muy común que esté siempre en busca de estrategias que le permitan disminuir sus gastos de operación.
En este sentido, el método Kanban puede ser ideal en este caso, ya que su aplicación disminuye el índice máximo de existencias y limita los gastos que son innecesarios o inoportunos para la empresa, especialmente los que se generan durante el desarrollo del producto.
¿Cómo implementar el kanban en su negocio?
Antes de implementar esta herramienta en su empresa o negocio, es fundamental conocer y entender cuáles son sus necesidades específicas.
Por lo tanto, identifique primero los proyectos que están en desarrollo y analice cuáles de ellos podrían adaptarse a esta metodología. Después de todo, no todas las actividades son compatibles con este modelo y pueden interrumpir la producción en lugar de darle fluidez.
Luego de hacer esto, hay que analizar el proyecto en su conjunto y hacer una lista de las actividades correspondientes, siempre teniendo en cuenta el calendario y los plazos de finalización de las tareas.
A continuación, explicamos los pasos a seguir para empezar a usar esta metodología:
Prepara el equipo
Implementar una nueva herramienta suele generar resistencia al cambio en muchos equipos, sobre todo cuando la herramienta permite analizar la productividad o improductividad de una empresa.
Teniendo en consideración esto, el primer paso será mostrar sus beneficios a todos los trabajadores que la usaran. Sólo entonces, el equipo no verá este recurso como una manera para vigilarlos o controlarlos, sino como un medio para aumentar la productividad de la rutina de trabajo.
Identificar las fases de trabajo
Anteriormente mencionamos las palabras "Por hacer" y "Hecho" para referirnos, respectivamente, a las actividades que están pendientes por realizar y las tareas que ya han sido terminadas. Son precisamente estos conceptos los que permiten definir las etapas seguidas para completar un proyecto.
Para incrementar la funcionalidad de este proceso, se recomienda crear etiquetas para categorizar ciertos tipos de actividades y optimizar el muro. En su negocio, por ejemplo, puede crear tablas con etiquetas llamadas "re-optimización de la campaña", "urgente", entre otras.
Por lo tanto, establezca límites de tiempo a una tarea en la etapa "Por hacer", especialmente cuando se trata de una actividad etiquetada como urgente.
Definir las tareas prioritarias
Luego de definir las reglas a seguir y las tablas, es hora de identificar qué tareas tienen realmente prioridad. Esto ayuda a mantener el enfoque y asegurar que los clientes reciban a tiempo sus servicios. Para ello, coloca en la parte superior de la tabla las actividades que tienen prioridad, y sepárela en categorías.
Dar prioridad a lo que es importante puede impedir que se genere insatisfacción en los clientes, ayudar a cumplir con los objetivos de manera más eficaz y optimizar la reasignación del personal según sus capacidades, eliminar los esfuerzos innecesarios, aumentar la calidad de las entregas y reducir los costos.
Mide constantemente el proceso
No tiene sentido establecer procesos si no serán medidos, ¿cierto? Después de todo, esto es lo que garantizará la mejora continua y permitirá detectar los errores durante el desarrollo de una tarea, identificando incluso cuellos de botella antes de que se produzcan. Pero no sólo eso, si se toma el tiempo necesario podrá identificar los puntos de mejora y hacer cambios en el flujo de trabajo para optimizarlo.
El método Kanban puede influir positivamente en el proceso de producción de su empresa, si se implementa de la manera correcta. Incluso, es usado por muchas personas como una herramienta de productividad personal. Solo queda aplicarlo para observar el antes y el después.
