¿Que es Robotic Process Automation (RPA) y cómo beneficia al sector empresarial e industrial?

El aprovechamiento de la tecnología es cada vez más frecuente en el ámbito corporativo, y también en la vida cotidiana. Esto ha favorecido tremendamente la productividad de las empresas, que ahora disponen de nuevas herramientas para realizar sus actividades. Continuando con esta tendencia, ha emergido un concepto novedoso de TI (Tecnología de la Información) que busca impulsar aún más estos resultados: la tecnología RPA. 

Si hablamos de automatización de procesos, las siglas RPA se refieren a la Automatización Robótica de Procesos (Robotic Process Automation, por su nombre en inglés). Es decir, una tecnología cuyo objetivo es reducir el tiempo de ejecución de las actividades que forman parte de un proceso. En síntesis, RPA podría definirse como un robot o un software que realiza tareas en reemplazo del ser humano. 

Las soluciones de automatización que utilizan la tecnología RPA ya han sido implementadas en diferentes áreas del sector industrial, como en el ensamblaje de automóviles y en los procesos de fabricación de muchos artículos.  

¿Qué es exactamente RPA?

Lo que diferencia a la automatización con tecnología RPA de la automatización tradicional de procesos con TI es la utilización de software de robot, el cual puede adaptarse a situaciones irregulares, excepciones y nuevas circunstancias.  

Una vez haya sido desarrollado el software del robot -el cual se diseña con una herramienta RPA-, éste podrá captar e interpretar la información sobre los procesos contenida en el software que los empleados operan, además de iniciar nuevas acciones, modificar datos, generar respuestas y comunicarse de modo autónomo con otros sistemas. 

Tanto las grandes corporaciones como las pymes podrán sacar provecho de las bondades inherentes a la automatización de los sistemas RPA, implementandolos en su organización para acelerar tareas de middle office y back office en un extenso rango de sectores, estando entre ellos finanzas, compras, seguros, contabilidad, administración de recursos humanos (HRM), gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y gestión de la cadena de suministros (SCM).

A grandes rasgos, RPA no es más que una herramienta que permite a las organizaciones crear software de robot, desarrollado principalmente para optimizar procesos industriales y empresariales, hacer seguimiento a estas operaciones y ajustar el funcionamiento de los robots.   

¿Cómo funciona la tecnología RPA?

El pilar de RPA es el uso de robots, los cuales son códigos o programas de computadora con algoritmos diseñados para aprender nuevas funciones de forma automática, de tal forma que no se limiten a repetir las tareas para las que fueron creados inicialmente. 

Así, pueden emplearse en la automatización de procesos sistemáticos y tareas repetitivas que hacen parte de entornos digitales. Por ejemplo, intentan replicar las interacciones que un usuario real haría al interactuar con sus sistema de gestión. No obstante, pueden ser implementados para multitud de tareas y funciones.

Las soluciones de automatización con tecnología RPA resultan especialmente valiosas para organizaciones que cuentan con varios sistemas complejos y diferentes, que deben interactuar entre sí de forma fluída y que en la actualidad están integrados por empleados que realizan las tareas de copiar, pegar, manipular e interpretar los datos entre los sistemas. 

Por citar un ejemplo, si un formato electrónico de un sistema de recursos humanos carece del número de identificación personal de un empleado (PIN), un software tradicional de automatización identificaría que un registro presenta una excepción. A partir de esto, un empleado de la organización debería buscar el PIN correspondiente e introducir manualmente en en el formulario. Terminado de modificar el formulario, el empleado puede enviarlo para introducir los cambios en el sistema de nóminas.  

Con la tecnología RPA, en cambio, la solución tendría la capacidad de buscar e introducir por sí misma las excepciones no cumplidas, y de permitir al personal interno modificar o corregir el funcionamiento de los robots, creando de esta manera un ciclo de mejoramiento continuo y evolución. 

¿Cuáles son las ventajas de la implementación del APR? 

Como ya se ha mencionado, el RPA tiene entre sus muchas ventajas, el hecho de que es una herramienta de rápida implementación, bajo impacto de cambio y una extraordinaria capacidad de transformación y creación de valor. Ahora bien, se pueden destacar algunos beneficios muy interesantes: 

  • Optimización de los recursos. El capital, el personal y el tiempo son los mayores recursos de toda organización, indistintamente del tamaño que tenga o el segmento de mercado al que pertenezca. Un sistema de automatización por RPA contribuye a la optimización de estos recursos, ya que al migrar ciertas actividades a una máquina, se obtiene un incremento en el rendimiento de las tareas repetitivas. 
  • En lugar de perder el tiempo en actividades repetitivas, los trabajadores pueden concentrarse en el trabajo analítico más difícil. Los empleados que dedican poco tiempo a tareas tediosas también informan de una mayor participación en el trabajo, lo que sin duda aumenta la eficiencia y la productividad. 
  • Los errores humanos desaparecen. En la entrada de datos, es bastante fácil cometer errores como la omisión o la inserción de letras y números. Un robot, sin embargo, impide que estos errores se produzcan.
  • A medida que los ciclos y los tiempos de transición disminuyen, la eficiencia se eleva. RPA aminora significativamente el tiempo necesario para completar una extensa gama de procesos de gestión comercial, incluyendo la atención al cliente y la gestión de compras, además de cualquier proceso adicional que necesite acceder a numerosos sistemas existentes. 
  • Al usar un sistema de automatización de procesos robóticos, tendrá mucha más flexibilidad
  • Los análisis comerciales son más completos y están disponibles con mayor facilidad. Cada operación completada por un RPA es anotada en un registro detallado. Es posible manipular esta información para efectuar un análisis a fondo de prácticamente todas las operaciones completadas. Estos datos también pueden utilizarse para garantizar el cumplimiento de cualquier legislación gubernamental. 
  • Los sistemas de automatización con soluciones RPA gozan de mucha más flexibilidad que los tradicionales. Esto debido a que esta clase de soluciones es capaz de integrarse a otros programas de gestión dentro de la organización y pueden implementarse en diferentes áreas, lo que permite que sean utilizados para diferentes propósitos y durante mucho más tiempo sin que sea necesario invertir grandes sumas adicionales de dinero. 
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